Conforme Resolução 314/2020 do CNJ (prorrogada pela Resolução 318/2020 até 31 de maio), os processos eletrônicos retomaram a contagem dos prazos desde o dia 04 de maio de 2020. Levando este fator em consideração e pensando no andamento dos processos judiciais, em meio ao período de enfrentamento ao Coronavírus, quando as repartições públicas, seguindo recomendações dos órgãos de saúde, suspenderam prazos e atendimentos ao público, as Comarcas de Canela e Gramado resolveram promover a digitalização dos processos físicos cíveis (ações de conhecimento não sentenciadas, incidentes e execuções) que tramitam nas respectivas Varas Judiciais e que foram ajuizados a partir de 15/06/2015 para inclusão no Sistema Eproc.
A decisão foi tomada após conclusões da reunião da Comissão Mista Regional realizada no dia 27 de abril, com os representantes do Poder Judiciário, Ministério Público, Ordem dos Advogados do Brasil e Defensoria Pública do Estado de ambas as Comarca, baseando-se nas recomendações da Corregedoria-Geral da Justiça, em especial o Ofício-Circular n° 16/2020; o disposto no art. 5.º, inciso LXXVIII, da Constituição Federal, que assegura a todos a razoável duração do processo e os meios que garantam a celeridade de sua tramitação; e ainda o princípio da cooperação (art. 6º do CPC) e a necessidade de promover a padronização, implementando fluxo organizacional.
A Ordem de Serviço Conjunta 01/2020 foi assinada no dia 28 de abril, pela Dra. Aline Ecker Rissato, Juíza Diretora do Fórum de Gramado, e pelo Dr. Vancarlo André Anacleto, Juiz Diretor do Fórum Canela.
Procedimento para digitalização dos processos físicos
1) A digitalização dos processos físicos das Comarcas de Canela e Gramado será facultada aos advogados, Defensoria Pública, Ministério Público e Procuradorias da Fazenda Pública, com o cadastramento para inclusão no Sistema EProc a ser realizado pelo Poder Judiciário;
2) Deverão ser observados os termos do Ofício-Circular n° 016/2020 –CGJ;
3) A parte interessada em digitalizar o processo e não estiver com ele em carga deverá solicitar a carga programada para o cartório, no limite de 10 (dez) processos por semana, remetendo e-mail com o assunto “AGENDAMENTO DE CARGA DOS AUTOS PARA FINS DE DIGITALIZAÇÃO”, observando os seguintes endereços:
CANELA:
-1ª Vara Judicial: frcanelavjud@tjrs.jus.br
-2ª Vara Judicial: frcanela2vjud@tjrs.jus.br
-JEC e JEF: frcanelajec@tjrs.jus.br
GRAMADO:
-1ª Vara Judicial: frgramadovjud@tjrs.jus.br
-2ª Vara Judicial: frgramado2vjud@tjrs.jus.br
-JEC e JEF: frgramadojec@tjrs.jus.br
4) No prazo de até dois dias úteis, o servidor responsável deverá providenciar a entrega dos autos, informando previamente, em resposta ao e-mail, data e hora para retirada;
5) Digitalizadas as peças dos processos físicos, com a devida indexação, serão os autos devolvidos ao cartório, onde permanecerão em local separado com os cuidados para descontaminação.
Procedimento para remessa dos documentos
digitalizados à Vara competente:
Deverá haver a remessa dos documentos ao e-mail setorial da vara competente, com o assunto “DIGITALIZAÇÃO DE PROCESSO FÍSICO”, observando-se o seguinte regramento:
I - Os arquivos deverão ser digitalizados em PDF (com tamanho máximo de 11 MB, cada), sendo remetidos já nomeados, de forma apartada, de acordo com a natureza de cada evento (por exemplo: “petição inicial” com os respectivos documentos acompanhando a peça, “despacho inicial”, “despacho de indeferimento da tutela”, “mandado” “certidão de decurso de prazo”, “contestação” com os respectivos documentos acompanhando a peça, “réplica” com os respectivos documentos acompanhando a peça, “despacho saneador”, “laudo pericial” e “razões finais”), com atenção, ademais, às normativas estaduais atinentes à virtualização dos processos físicos, especialmente à Resolução nº 185 de 18/12/2013 do CNJ e ainda, o Ato nº 017/2012-P;
II - Não sendo possível, em função do tamanho do arquivo, salvá-lo em um único documento, deverão ser utilizados índices (como, p.ex. Anexo I –fls. 02 a 50, consoante exemplo abaixo:
ÍNDICE DE PETIÇÕES/PEÇAS DO PROCESSO DIGITALIZADO
Anexo I Petição inicial –fls. 02/40
Anexo II Petição inicial –fls. 41/66
Anexo III Despacho inicial –fls. Fls. 67/70
Anexo IV Agravo de Instrumento -Fls. 71/103
III - Não observado o presente regramento para a digitalização do processo físico, o mesmo não será indexado, tampouco distribuído junto ao Eproc, independentemente de prévia intimação ou de decisão judicial, sem prejuízo do trâmite do feito em sua forma física;
6) O servidor responsável, ao receber o e-mail, providenciará, diariamente, o encaminhamento para inclusão no Sistema Eproc, procedimento a ser realizado, preferencialmente, pelo Cartório da Distribuição das Comarcas e pelos servidores e estagiários das varas que estiverem em trabalho remoto, com divisão das tarefas e prioridades de atendimento a ser definido pelo magistrado de cada unidade jurisdicional;
7) Havendo necessidade, o cartório devolverá o e-mail ao responsável, para que, num prazo de 10 dias, com nova carga dos autos, se necessário, proceda à regularização das peças digitalizadas, nos termos da Resolução nº 185 de 18/12/2013 do CNJ e ainda, o Ato no 017/2012-P;
8) Conferidos os documentos e estando os mesmos em conformidade, deverá o servidor salvar o e-mail recebido (aquele através do qual foi solicitada a digitalização), o qual será o último documento a ser indexado ao processo, doravante, em tramitação eletrônica;
9) Após a distribuição do Sistema Eproc, sempre atentando à necessidade de vincular os feitos, deverá ser providenciada a intimação da parte contrária para que, no prazo de 10 dias, proceda a conferência da digitalização, ficando os autos físicos à disposição para carga e conferência, dentro de tal prazo.
10) Havendo insurgência em relação a peças faltantes ou ilegíveis, deverá providenciar a digitalização, anexando-as com a petição eletrônica. Decorrido o prazo para as possíveis insurgências, o processo retomará seu curso, cabendo ao servidor dar-lhe o andamento adequado, de acordo com o caso concreto e a fase em que se encontra o processado excluindo o localizador “petição inicial-digitalizado”.
11) Os processos físicos que forem digitalizados e distribuídos no Eproc deverão ser arquivados com baixa, constando no Sistema Themis o movimento EXTINTO POR ARQUIVAMENTO. Permanecerão em caixas no arquivo específicas para tais processos.
A Digitalização
Acima foram conferidos os procedimentos para solicitar os processos físicos junto as Varas e também procedimentos de como deve ser efetuada a digitalização e remessa à repartição competente.
Digitalização pelo próprio advogado em scanner próprio:
Esta digitalização pode ser efetuada em scanner próprio do advogado, se assim preferir. Mas se este não for o caso, poderá também solicitar à OAB Subseção Canela Gramado, que possui equipamento para tal demanda.
Digitalização realizada pela OAB Subseção Canela Gramado até 29 de maio
Até o dia 29 de maio de 2020 (sexta-feira) a advocacia poderá contar com o apoio das salas da OAB Subseção Canela Gramado na digitalização, a qual fará em scanner próprio da entidade, trâmite este realizado por uma se suas colaboradoras, sob agendamento.
Sala Foro de Gramado (54) 3286-5366 / oabgramado@gmail.com
Sala Foro da Justiça do Trabalho (54) 3286-9366 / oab.jt.gramado@gmail.com
Sala Foro de Canela (54) 3282-3847 / oabcanela@gmail.com
Para tanto é necessário que o advogado, ao enviar e-mail para a Vara competente solicitando a carga programada para o cartório, com o assunto “AGENDAMENTO DE CARGA DOS AUTOS PARA FINS DE DIGITALIZAÇÃO”, faça constar também a informação que autoriza “colaborador da sala da OAB Subseção Canela Gramado a retirar os autos para efetuar a digitalização”.
A Subseção está fazendo digitalização total dos autos com 20% desconto nos valores pré-definidos (digitalização parcial de autos não é contemplada com o desconto). Inscritos na Subseção Canela Gramado têm isenção de diligência. Aos advogados de fora da Subseção haverá custo da diligência, assegurado também os 20% de desconto de cópia integral dos autos.
Digitalização dos autos após 1° de junho
A partir do dia 1° de junho (segunda-feira) as salas da OAB Subseção Canela Gramado retomarão o atendimento ao público, em seus horários normais, das 9h às 12h e das 13h30min às 18h, tomando todas as medidas recomendadas pelos órgãos de saúde: será obrigatório o uso de máscara protetora e/ou dispositivo de proteção facial tipo “face shield”, tanto pelas colaboradoras da sala, quanto por parte da advocacia, observando-se um distanciamento mínimo de 1,5 metro entre as pessoas. Será disponibilizado álcool gel nas salas para devida higienização.
O atendimento deverá ser agendado pelos contatos das salas acima já mencionados.
A digitalização, a partir deste dia, poderá ser realizada pelo próprio advogado em scanner da Subseção Canela Gramado, sem custo, restringindo-se ao tempo máximo de permanência na sala a 45 minutos. O trâmite poderá ser solicitado também à colaboradora da sala, mediante pagamento dos valores já mencionados acima para o serviço de digitalização.
